Suistimalin belirlenmesinde en etkili yöntemler: İhbarlar (%43), iç denetim (%14) yönetim gözden geçirmeleri (%13).
İhbarların çoğunluğu kimlerden geliyor: (%52) personelden, %21’i müşterilerden %15’i isimsiz kişilerden, %11 tedarikçilerden.
İhbarlar en çok nasıl alınıyor: Web tabanlı online formlar (%40) e-mail (%37), telefon (%30) mektup (%11).
Eğer İHBAR HATTI YOKSA ihbarlar İLK OLARAK kime BİLDİRİLİYOR: Bir üst yöneticiye (%29) üst yönetime %16, iç denetime %14, suistimal inceleme ekibine %13. İhbar hattı gibi resmi bir raporlama mekanizması olmasa bile, ihbarlar kurum içerisinde değişik kişilere gelebildiği için, bunların nasıl ele alınacağı konusunda farkındalığın artırılmasının ve uyulması gerekli yöntemlerin belirlenmesinin önemi dikkat çekiyor.
Suistimal ÖĞRENİLDİKTEN SONRA öncelikle kime RAPORLANIYOR: Yönetime (%63) iç denetime (%45) hukuk/uyum (%42) suistimal incelemecilere (%37)
Suistimal eğer PASİF yöntemlerle yani kurum bir şey yapmadığı halde itiraf, tesadüfen vb öğreniyorsa bu tür suistimaller en uzun süren ve en fazla kayba neden olanlar: Emniyet vb. güçlerinin bildirimi; 24 ay 675 bin, itiraf; 21 ay 121 bin, tesadüfen; 18 ay 227 bin dolar.
Suistimal eğer aktif yöntemlerle yani kurumun bir çalışması sonucunda ortaya çıkarılmışsa, suistimalin hem süresi hem de miktarı azalıyor: Yönetim gözden geçirmeleri; 14 ay 125 bin, doküman gözden geçirmeleri; 12 ay 133 bin, iç denetim; 12 ay 100 bin dolar. İhbarlar; kısmen aktif, kısmen pasif sayılabilir: 12 ay 155 dolar.
Suistimalin belirlenmesine yönelik; hesap incelemesi, mutabakat, yönetim gözetimi, iç denetim, ihbar hatları gibi yöntemlerin ne derece faydalı oluğu görülüyor. Suistimalin kendiliğinden ortaya çıkmasının maliyeti oldukça yüksek (Rakamlar ACFE 2024 Raporundan).
Görev yaptığım ve danışmanlık yaptığım tüm kurumlarda ihbarların alınmasına yönelik etik hat prosedürleri oluşturdum, iç denetim olarak gelen ihbarları inceledim ve iç denetim ekibimi her zaman aktif tutmaya çalıştım.
Bu iş sadece iç denetimin işi değil, ancak bu konularla ilgili olarak iç denetim ekiplerinin kurumlarına katkısının çok yüksek olduğu/olması gerektiği inancındayım.
İyi tatiller,
Dr. Nazif Burca 