İç denetim departmanlarının kurumlarına maksimum değer katacak nitelikte işler yapabilmeleri açısından, CEO’larımıza ya da kurum üst yöneticilerimize bazı tavsiyelerimi aşağıda belirttim:
İç denetim yöneticilerinizle yakın iletişim içerisinde olun. CEO’larla iç denetim yöneticilerinin yakın ilişki içerisinde olması şart. Malesef gördüğüm önemli problemlerden biri, iç denetim yöneticilerinin bağlı oldukları üst yöneticilerle yakın iletişim içerisinde olamaması. Bilmiyorum kaç tane iç denetim yöneticisi arkadaş düzenli olarak üst yöneticileriyle görüşebiliyor veya onlarla yeterince zaman geçirebiliyor. Onlarla yeterince birlikte olamamanın birçok olumsuz etkileri bulunmaktadır. Örneğin, herşeyden önce, sizleri geceleri uykusuz bırakan kurumsal problemlerden ve önceliklerden yeterince haberdar olamazlar. Çektiğiniz acıları yeterince hissedemezler. Sizler de onların dertlerinden haberdar olamazsınız. Karşılıklı beklentiler net bir şekilde anlaşılamaz. İç denetim kaynaklarını katma değeri en yüksek olan alanlara yönlendiremezler ve kuruma yapabilecekleri maksimum katkıyı yapma olasılığı zayıflar. Yaptıkları görevler sizin önceliğinizde olan işlere katkı sağlamayacak nitelikte olursa, iç denetimi, önem seviyesi daha düşük işler yapan veya kuruma maliyet oluşturan bir departman gibi görmeye başlayabilirsiniz. Ajandalarınız çok yoğun olabilir, ancak gün içinde zamanınız olmuyorsa, mesai bitiminde onları çağırın ve görüşün. Onlara zaman ayırın. Onlara kapınızın her zaman açık olduğunu, yani sizinle rahatlıkla görüşebileceklerini, her zaman arayabileceklerini ifade edin.
Onlarla hedeflerinizi samimi bir şekilde paylaşın. Bunları gerçekleştirebilmek için onlardan nasıl yardımcı olabileceklerini sorun. Görüşlerini alın. Hedeflerinizi bilmeleri halinde, onlar da işlerini ona göre önceliklendiriler, bunların kaygısını çekerler, kendilerini oyuna dahil olmuş görürler, aksi takdirde kendi başlarına değer katmaya çalışan bir birim haline dönüşürler.
Onları sahada gözünüz ve kulağınız gibi görün. Onlardan etraflarında neler olup bittiğini, neler gördüklerini ve duyduklarını sorun. Onlar bir çok departman ve kişiyle iletişim içerisinde oldukları için, diğer bir çok departmanın göremeyeceği konulara vakıf oluyorlar. Oluşan bu bilgilerin size aktarılmasını kolaylaştırın..
Hedeflerini gerçekleştirmek için onlara nasıl yardımcı olabileceğinizi sorun. Onlarla dertleşin, bir sıkıntıları var mı sorun. Kaynak sıkıntısı vb ihtiyaçları olup olmadığını sorun. Sürekli gelişmeleri için eğitim, dış kaynak kullanımı vb ihtiyaçlarını dinleyin. Hep iş konuşmayın, biraz da, nasıl zaman geçiriyorlar, problemleri var mı sorun. Yardımcı olabileceğiniz özel problemleri varsa öğrenin, yardımcı olun. Moralleri nasıl bakın. Onlarla tecrübelerinizi paylaşın. Onlara karşı samimi ve mütevazı olun. Görüşlerini rahatlıkla ifade edebileceği bir ortam oluşturun. Eğer bir eleştirileri varsa, hoşgörüyle dinleyin. Herkesin, herkesten öğreneceği bir çok şeyler var. Onları başka yöneticilere nazaran, daha önemsiz seviyede işler yapan kişiler gibi görmeyin. Her bir departmanın size, kuruma olan katkısı farklıdır ve önemlidir.
Onları yönlendirin ve beklentilerinizi net bir şekilde ifade edin. Yaptıkları işleri nasıl yapıyorlar bilgi alın. İşlerin beklediğiniz nitelikte olabilmesi için önerileriniz varsa yapın. Beklentilerinizi paylaşmadan, sizin istediğiniz tarzda iş yapmalarını ve her şeyi kendiliklerinden tahmin etmelerini beklemeyin. Örneğin, onlardan, nasıl bir raporlama bekliyorsunuz anlatın. Beklentileriniz konusunda onlarla el sıkışın.
Yaptıkları güzel işlerde onları tebrik ve takdir edin. Onlara verdiğiniz değeri gösterin. Profesyonel geri bildirim verin. Yaptıkları işleri değersiz göstermeden, görüşlerinizi ifade edin.
Onların esnek şekilde çalışmalarına ortam hazırlayın. Yani, önem seviyesi düşük işlerin en hızlı bir şekilde bitirilmesini ve öncelikli alanlara yönlenilmesini sağlayacak nitelikte esnek çalışmalar yapmaları için onlara destek olun, işlerini kolaylaştırın. Gereksiz nitelikte detay çalışmalar nedeniyle, daha önemli işler yapmaları gecikmesin.
Onlara güvenin. Siz kendi üzerinize düşeni yaptıktan sonra, işlerini etkin bir şekilde yapmaları için onlara güvenin. Örneğin eğer bir konuda dış kaynak kullanmak istiyorsa, bir personel görevlendirmek istiyorsa, elbette bütçe imkanları dahilinde, onlara destek olun, gerekli imkanları sağlayın. Aksi taktirde, onlardan beklenen katkıların arzu edilen seviyede sağlanamaması riski vardır.
Onları yönetim toplantılarınıza davet edin. Kurumda ne olup bitiyor, öncelikleriniz neler, riskler neler vb konularda onların haberdar olmalarına yardımcı olun. Sizlere iletilen yönetsel ve mali raporları onlarla paylaşın. Çalışmaları sırasında onlara destek olmalarını bağlı yöneticilerinizden isteyin.
Yönetim Kurulu/Denetim komiteleri ile iletişimlerine destek olun. Onların, sizlere idari olarak bağlı, ancak fonksinel olarak denetim komitesine/yönetim kuruluna bağlı olduklarını bilerek, onlarla yakın iletişim kurmalarına destek olun.
Denetimden çekinmeyin. Onlar kuruma ve dolayısıyla sizlerin hedeflerini gerçekleştirmenize katkı sağlamaya çalışıyorlar ve ajandalarında başka bir öncelik bulunmamaktadır. Tespit edilecek aksaklıklar iyileştirmelere imkan sağlar. Tüm şeffaflıklarıyla gerekli bilgi belgelere ulaşmalarını ve onların görüşlerini bağımsız ve objektif bir şekilde oluşturmalarına olanak sağlayın. Onlardan bağımsızlık ve objektifliklerine zarar verecek nitelikte işler yapmalarını istemeyin.
Onları yönetim danışmanınız gibi görün. Alacağınız önemli kararlarda, şüphe duyduğunuz, yardımına ihtiyaç duyduğunuz konularda onların görüşlerini alın.
Yönetim aksiyon planlarının zamanında tamamlanmasına destek olun. Yönetim birimleri zaman zaman aksiyonları geciktirmektedir. İç denetim tarafından takip edilen aksiyonlar ve yapılan çalışmaları yakından takip edin. Aksiyon sahibi ilgili birimlerden yapılan çalışmaların sonuçları hakkında güncel bilgi isteyin. Sizlerin, gidişatı takip etmeniz ve ilgili birimleri yönlendirmeniz aksiyonların zamanında tamamlanması açısından çok önemli. Bu arada şu yanlış anlamayı da düzeltmekte fayda var: İç denetim aksiyonların tamamlanmasından sorumlu değildir. İç denetim tespitlerini ve önerilerini bildirir, yönetimle belli aksiyonlar üzerinde mutabakat sağlar ve bunların belirlenen vadeler içerisinde takibini yapar ancak bu aksiyonları yerine getirmek iç denetimin değil yönetim birimlerinin görevidir.
Onların bağlantılarından faydalanın. Bir kurumda her seviyede personelin belli bağlantıları vardır. Kuruma maksimum fayda sağlamak amacıyla, onların bağlantılarından da faydalanın. Bunun için onlardan destek olmalarını isteyin.
Bu şekilde çalışmanın kurumlarımıza önemli katkılar sağlayacağı kanaatindeyim. Bunu çok kez tecrübe ettim.
Sizler de değerli görüşlerinizi paylaşırsanız memnun olurum.
Dr. Nazif Burca 